Een database maken voor personeelsbestanden met Microsoft Access

U kunt binnen enkele minuten een database maken met bestaande personeelsgegevensbestanden als u uw personeelsgegevens opslaat in een externe softwaretoepassing, zoals een spreadsheet. Microsoft Access leest uw spreadsheet en laadt een Microsoft Access-database die u een relationeel databasebeheersysteem geeft voor rapportage en updates.

Stap 1

Klik op 'Start', 'Alle programma's' en vervolgens op 'Microsoft Access'. Het dialoogvenster "Microsoft Access" wordt geopend met database-opties.

Stap 2

Klik op het keuzerondje voor "Blank Access Database" en klik op "OK". Het dialoogvenster "Nieuwe database bestand" wordt geopend.

Stap 3

Kies een naam voor uw personeelsdatabase en typ deze in het gedeelte "Bestandsnaam" van het dialoogvenster "Bestand nieuwe database". Als u wilt, kunt u de standaarddatabasenaam gebruiken die Microsoft Access voor u kiest. Klik op "Maken" en de personeelsdatabase verschijnt.

Stap 4

Klik op 'Bestand', 'Externe gegevens ophalen' en vervolgens op 'Importeren'. U komt dan in het dialoogvenster "Importeren" waar u toegang heeft tot uw externe personeelsgegevensbestand. Zoek uw externe personeelsdossier, klik erop en klik op "Importeren".

Stap 5

Nu ziet u de "Wizard Spreadsheet importeren" en een weergave van uw externe gegevensbestand. Klik op "Volgende" en klik op het vakje naast "Eerste rij bevat kolomkoppen" als uw spreadsheet een eerste rij met kolomkoppen bevat.

Stap 6

Klik op "Volgende" en "In een nieuwe tabel" moet worden aangevinkt. Klik op "Volgende" om de velden te zien die in uw database zullen staan. Klik nogmaals op "Volgende" en zorg ervoor dat "Let Access Primaire sleutel toevoegen" is aangevinkt. Klik op 'Volgende', voer een naam in voor het personeelsbestand van de Access-database en klik op 'Voltooien'.

U zult zien dat uw nieuwe personeelsdatabase als een tabel in uw Microsoft Access-databasevenster wordt geladen. U kunt deze tabel nu net zo beheren als elke andere databasetabel in Microsoft Access.