QuickBooks-bedrijfsbestanden archiveren

Wanneer een QuickBooks-bedrijfsbestand gedurende een lange periode veel transacties heeft gehad, neemt de ruimte die wordt ingenomen door de QuickBooks-software toe. Dit kan extreme vertragingen van het QuickBooks-besturingssysteem veroorzaken. De oplossing hiervoor is het archiveren van de voorgaande jaren van uw bedrijfsdossiers. In oudere versies van QuickBooks werd dit proces "archiveren" genoemd; in de nieuwere versies wordt dit 'bedrijfsgegevens opschonen' genoemd. Dit proces comprimeert de bedrijfsbestanden van het voorgaande jaar door de details van elke gesloten transactie te verwijderen, zodat alleen de totalen overblijven.

Een back-up maken en opslaan

Stap 1

Plaats een flashstation of cd-rom in de computer.

Stap 2

Klik op de knop "Bestand" in de bovenste menubalk en selecteer vervolgens "Kopie of back-up opslaan". U wordt gevraagd waar u deze back-up wilt opslaan; kies de flashdrive of cd-rom.

Klik in het vak "Bestandsnaam" en typ "Gearchiveerd" voor de extensie. Klik op "OK" en er wordt een back-up van het bestand gemaakt op de flashdrive of cd-rom.

Archiveer het bestand

Stap 1

Klik op "Bestand" in de bovenste menubalk en selecteer de optie "Hulpprogramma's". Wanneer het volgende venster wordt geopend, klikt u op 'Bedrijfsgegevens opschonen'.

Stap 2

Selecteer 'Verwijder transacties vanaf een specifieke datum'. De datum die u kiest is de sluitingsdatum; alle transacties vóór die datum worden verkort en de details van die transacties worden verwijderd.

Stap 3

Klik op "Volgende" om het volgende venster te openen, waar u aanvullende criteria kiest voor het verwijderen van transacties. Er zijn vier opties: niet-afgehandelde bank- en creditcardtransacties verwijderen; verwijder transacties die zijn gemarkeerd om te worden afgedrukt; verwijder facturen en schattingen die zijn gemarkeerd om te worden verzonden; transacties verwijderen die niet-gefactureerde of niet-terugbetaalde kosten bevatten. Klik volgende."

Stap 4

Kies ervoor om items zonder transacties te verwijderen in het volgende venster dat wordt geopend. Deze items omvatten rekeningen, klanten, leveranciers, andere namen, factuuritems en "To Do"-notities.

Klik op 'Begin met opruimen'. Sla het opgeschoonde bestand op de desktop of externe harde schijf op om te blijven werken in QuickBooks.