Microsoft Outlook gebruiken als CRM

Met software voor klantrelatiebeheer (CRM) kunnen individuen klantinformatie effectief beheren. Klantcontactgegevens, notities, activiteiten en andere details kunnen worden ingevoerd in het contactgedeelte van Microsoft Outlook met Business Contact Manager. De software kan u ook helpen klantinformatie in categorieën in te delen en klantactiviteiten en follow-uptaken te beheren. Microsoft Outlook met Business Contact Manager biedt verschillende hulpmiddelen voor het beheren van uw CRM-inspanningen.

Stap 1

Zet uw computer aan en start Microsoft Outlook met Business Contact Manager.

Stap 2

Organiseer klantcontacten in categorieën. Om een ​​contactpersoon aan een categorie toe te wijzen, dubbelklikt u op de contactpersoon die u wilt wijzigen in het contactvenster om de contactgegevens van de klant te openen. Wijs een categorie toe aan de klant door een categorie te selecteren in het vervolgkeuzemenu in het hoofdvenster voor klantcontact. Als u een categorie die u wilt gebruiken niet ziet, kan een nieuwe categorie worden toegevoegd door de nieuwe categorienaam in het tekstvak te typen. U wilt bijvoorbeeld alle nieuwe verkoopleads groeperen in een categorie met de titel 'Salesleads'.

Stap 3

Taken toewijzen aan een klant. Open hun contactgegevens en klik op het tabblad "Acties". Kies 'Nieuwe taak voor contactpersoon'. Taken in Microsoft Outlook verschijnen in het gedeelte "Taken". U kunt datums, klantgegevens toewijzen en de voortgang aangeven voor elke klantcontacttaak. Of, als u dat liever heeft, gebruik afspraken om vervolgactiviteiten met een klant vast te leggen. Afspraken verschijnen in uw agenda, maar taken niet.

Stap 4

Voer relevante klantnotities in op de klantcontactpagina. Het tabblad "Activiteiten" biedt een overzicht van alle vergaderingen en taken die aan deze klant zijn toegewezen. U kunt ook e-mailberichten uit deze sectie bekijken.

Stap 5

Wijs vervolgdata toe voor het contacteren van klanten en het beantwoorden van e-mailvragen. Gebruik een andere vlagkleur voor het type vervolgactiviteit. Een gele vlag kan bijvoorbeeld aangeven dat een klant een contract moet krijgen. Een groene vlag kan betekenen dat een vervolggesprek nodig is. Om de kleur van een vlag op een klantbericht te wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op het vlagpictogram en kiest u de juiste vlagkleur. Deadlines kunnen worden toegevoegd door "Een herinnering toevoegen" te selecteren wanneer u met de rechtermuisknop op de vlag klikt.

Stap 6

Bewaar voltooide contacten en taken in een map. Om een ​​nieuwe map aan te maken, gaat u naar het menu "Bestand" en kiest u "Nieuwe map". Typ de naam voor de map en geef de locatie aan waar u deze wilt opslaan.

Maak elke dag tijd vrij om CRM-gegevens te ordenen en te archiveren om uw e-mails, vervolgactiviteiten, klantcontacten en informatie up-to-date te houden.