Klassen gebruiken in QuickBooks voor non-profitorganisaties

De Class-functie is een van de minst gebruikte van alle QuickBooks-functies. De Klasse-functie wordt op een aantal manieren gebruikt om transacties, aankopen of verkopen bij te houden door een andere identificerende aanduiding aan de transactie toe te kennen. Sommige bedrijven gebruiken klassen om de locatie van de transactie te identificeren als deze meer dan één locatie heeft. Anderen gebruiken klassen om het bedrijfsgebied te identificeren waarin de transactie plaatsvindt. Een restaurant-/cateringbedrijf kan bijvoorbeeld klassen willen toewijzen om de inkomsten die door het restaurant en door de catering worden gegenereerd afzonderlijk aan te duiden, zodat voor elk onderdeel van zijn bedrijf een winst- en verliesrekening kan worden gegenereerd.

Gebruik de klasfunctie om programma's te volgen

Stap 1

Maak een nieuwe klas voor elk programma dat donaties genereert voor de non-profitorganisatie. Klik op de knop "Lijsten" in de bovenste menubalk. Dit opent de klassenlijst. Klik op de knop "Klasse" linksonder en vervolgens op de knop "Nieuw". Veel non-profitinstellingen hebben meerdere programma's die zowel inkomsten (donaties) als uitgaven genereren. Kerken zullen bijvoorbeeld evangelisatie-, jeugd- en zendingsprogramma's hebben. Door voor elk van deze klassen een klas te maken, kunt u alle donaties of aangewezen geschenken voor elk programma bijhouden en de uitgaven voor elk programma bijhouden.

Stap 2

Wijs elke transactie toe aan de specifieke klasse waaraan deze is gerelateerd. Voor donaties zou de klas worden ingevoerd in het donatieformulier in de vierde kolom van links. Voor onkosten zou de klasse worden ingevoerd onder het tabblad Onkosten en in de laatste kolom van het scherm Cheques schrijven. Een kerklid doneert bijvoorbeeld $ 300 aan de missies van de kerk. Het jeugdprogramma koopt een cursusprogramma van de Vakantiebijbelschool van $ 300. De toewijzing van $ 300 aan missies wordt vermeld op het donatieformulier. De bestemmingsfondsen kunnen niet worden gebruikt voor een ander programma dan waarvoor ze zijn bestemd. Door deze aanduidingen te gebruiken, blijven deze transacties gescheiden zoals wettelijk vereist voor non-profitbedrijven.

Maak subklasse-items voor meerdere programma's onder één klasse. Bij het grotere zendingsprogramma kunnen bijvoorbeeld meerdere zendelingen worden ondersteund. Maak onder de hoofdklasse, Missies, een subklasse voor elke individuele zendeling. Dit gebeurt op dezelfde manier waarop u de klas hebt gemaakt om mee te beginnen. Wanneer u een nieuwe klasse toevoegt in het venster Klassenlijst, vink dan een klein vakje aan om aan te geven of dit een subklasse is. Dit geeft een glimp van de totalen die aan missies worden gegeven, met de mogelijkheid om de donaties van elke zendeling gescheiden te houden.

Gebruik de klasfunctie om locaties te volgen

Stap 1

Creëer een klas voor elke afzonderlijke locatie van een grotere organisatie, zoals een organisatie die meerdere locaties exploiteert voor kringloopwinkels, gaarkeukens en kinderopvang voor de armen. Voor belastingaangiftedoeleinden is het noodzakelijk om elke locatie zorgvuldig bij te houden. Voor een organisatie met vier kringloopwinkellocaties kunnen de klassen worden gescheiden door een aanduiding van één woord die hen onderscheidt van de andere (bijvoorbeeld Noord, West, Uptown en Downtown).

Stap 2

Wijs alle uitgaven toe aan de juiste locatie. Huur, salarisadministratie en nutsvoorzieningen zijn voorbeelden van alle kosten die elke locatie kan hebben. Als elke locatie hetzelfde type locatie is (zoals een kringloopwinkel), zouden de kosten vergelijkbaar genoeg zijn om één QuickBooks-bedrijfsbestand te hebben en eenvoudig de Klasse-functie te gebruiken om ze te onderscheiden.

Wijs alle donaties of inkomsten toe aan de juiste locatie. In het geval van een kerk zijn de donaties die binnenkomen niet in ruil voor een goed of dienst, zoals het geval zou zijn in een kringloopwinkel. Hoewel het een non-profitorganisatie is, kan een kringloopwinkel de gelden voor gebruikte goederen als inkomsten beschouwen. Deze informatie kan de organisatie in staat stellen een passende beslissing te nemen als de uitgaven hoger worden dan de inkomsten of donaties.