Een vertrouwelijk faxvoorblad maken

U zou niet de eerste zakelijke professional zijn die zich afvraagt ​​hoe een vertrouwelijke faxverzending het beste kan worden afgehandeld. Label het als "vertrouwelijk" en je zou ongewild nieuwsgierigheid en een inbreuk op iemands privacy kunnen uitnodigen. Sla het over en de gevolgen kunnen nog erger zijn. Pak beide zaken aan door uw fax duidelijk als "vertrouwelijk" te markeren op het faxvoorblad. Steek vervolgens wat tanden in de waarschuwing voor het wegkijken door een vertrouwelijk voettekstbericht onderaan het blad te schrijven.

Maak een nieuw document in uw tekstverwerkingsprogramma met 1-inch marges. Plaats uw bedrijfslogo, indien van toepassing, bovenaan de pagina.

Centreer het woord 'Vertrouwelijk' in vetgedrukte letters bovenaan de pagina. Gebruik hoofdletters voor nadruk. Plaats onder en in het midden de woorden "Fax", "Faxvoorblad" of "Faxverzending" voor snelle herkenning.

Schrijf "Datum:" "Tijd:" en "Aantal pagina's, inclusief voorblad:" aan de linkerkant van het voorblad. Spatie twee keer en schrijf "Geadresseerde:" "Faxnummer:" en "Telefoonnummer:" op afzonderlijke regels. Spatie nogmaals twee keer en schrijf: "Afzender:" "Faxnummer:" en "Telefoonnummer:" op afzonderlijke regels. Het opnemen van fax- en telefoonnummers is een slimme manier om uw basis te dekken, vooral als de fax zoekraakt, zoek raakt of nooit aankomt. Als een nummer onjuist is of als twee nummers zijn getransponeerd, kunt u de fout bij toekomstige faxverzendingen corrigeren.

Personaliseer uw faxvoorblad met een sectie die geschikt is voor uw zakelijke behoeften. Als u bijvoorbeeld regelmatig faxen naar dezelfde persoon of afdeling verzendt, kunt u een kader maken met de kop "Routinginformatie" of "Volgende stappen". Of houd uw opties open door een gedeelte 'Opmerkingen' te maken, zodat u met de hand een notitie of instructies kunt schrijven, zoals 'Bel me alstublieft onmiddellijk om de ontvangst van deze fax te verifiëren'.

Schrijf een voettekst onder aan het faxvoorblad. Net als bij een vertrouwelijke waarschuwing die u in sommige e-mails ziet, moet dit bericht duidelijk maken dat de fax: vertrouwelijk is; alleen bestemd is voor de geadresseerde; en bevat informatie waarvan het "openbaar maken, kopiëren, gebruiken of verspreiden" verboden is. Het moet ook vragen dat de afzender op de hoogte wordt gesteld van een foutieve ontvangst - nog een goede reden om een ​​telefoonnummer bovenaan een faxvoorblad te vermelden.