Hoe te formatteren voor een fax

Geen vast faxformaat past in elke situatie. Als u echter enkele algemene richtlijnen volgt, kan de ontvanger van de fax snel informatie op de fax vinden. Deze richtlijnen zorgen er ook voor dat de ontvanger geen problemen ondervindt bij het binnenkomen van de fax en dat u problemen vermijdt bij het verzenden.

Houd uw fax onder de 10 tot 12 pagina's lang. Veel faxapparaten voor kleine kantoren kunnen niet te veel pagina's tegelijk verwerken. Grote faxen leggen ook telefoonlijnen vast die worden gedeeld met faxmachines. Verdeel uw fax in meerdere batches als u meer dan 10 tot 12 pagina's moet verzenden. Vertel de ontvanger dat hij meer dan één fax van u kan verwachten.

Pas paginamarges of lettergrootte aan om u te helpen minder pagina's te krijgen. Houd er echter rekening mee dat kleinere lettergroottes misschien niet zo gemakkelijk te lezen zijn en dat kleine marges er onprofessioneel uit kunnen zien, zoals op een cv. Gebruik minimaal een 11-punts lettertype.

Schrijf faxen indien mogelijk in de vorm van een zakelijke brief. De marges moeten, indien mogelijk, 2,5 cm zijn aan de linker- en rechterkant en anderhalve cm aan de boven- en onderkant. Enkele spatie uw brief, dubbele spatiëring tussen alinea's. Voeg bovenaan een datumlijn toe en adresblokken voor afzender en ontvanger vóór de aanhef. Het adresblok van de afzender gaat eerst.

Voeg een voorblad toe aan uw fax. Het voorblad hoeft geen bepaald lay-outformaat te hebben, maar het moet zowel de contactgegevens van de afzender als de ontvanger bevatten, hoeveel pagina's de fax bevat en een onderwerpregel waarin staat waar de fax over gaat. Voeg ook een paar regels toe voor persoonlijke opmerkingen over de fax. De contactgegevens kunnen namen van personen en bedrijven, namen van afdelingen, adressen, e-mailadressen en telefoonnummers bevatten. De begeleidende brief moet gemakkelijk leesbaar zijn, zodat de ontvanger er snel informatie over kan vinden.

Vermijd het verzenden van faxen met afbeeldingen, indien mogelijk. Ze nemen te veel tijd in beslag om te verzenden en te ontvangen en ze verspillen veel inkt. Ook worden ze over het algemeen niet zo goed weergegeven op faxen vanwege de slechte afdrukkwaliteit.