Hoe u gratis faxvoorbladen kunt maken

Faxen zijn in veel sectoren belangrijke documenten omdat ze een wettelijk facsimile van een handtekening vormen. Ze dienen bijvoorbeeld als juridische documentatie in de import-exportindustrie, waar partijen vaak duizenden kilometers van elkaar verwijderd zijn. Een nadeel van faxen is dat ze gemakkelijk verloren kunnen gaan of naar de verkeerde plaats kunnen worden gestuurd, tenzij ze specifieke instructies aan de ontvangers geven. Hier komt een faxvoorblad om de hoek kijken. Faxvoorbladen kunnen variëren van handgeschreven instructies op een blanco vel papier tot professioneel ontworpen formulieren compleet met bedrijfslogo, gespecificeerde spaties voor namen, telefoonnummers, selectievakjes voor basisgegevens en een plaats instructies te schrijven. Het gratis maken van uw eigen faxvoorblad is een eenvoudig proces.

Gratis bronnen van faxvoorbladen

Controleer uw tekstverwerkingssoftware om te zien of deze gratis sjablonen of faxvoorbladen heeft, die u kunt vinden door op uw computer naar sjablonen te zoeken. Microsoft Word biedt bijvoorbeeld sjablonen (zie bronnen). De Microsoft-sjablonen kunnen, wanneer ze worden geopend, op uw computer worden opgeslagen als u Microsoft Word gebruikt.

Maak uw eigen faxvoorblad met uw tekstverwerkingsprogramma en volgens een basisformaat.

Schrijf uw eigen faxvoorblad met de hand als u geen computer bij de hand hebt. Dit klaart de klus, maar heeft niet de professionele uitstraling van een digitaal ontworpen voorblad.

Formaat van een faxvoorblad

Zet het woord "Fax" of "Voorblad faxverzending" in grote letters bovenaan uw vel. Dit identificeert het als het voorblad, los van het document dat u verzendt.

Justify liet de volgende koppen in deze volgorde achter, waarbij een regel tussen elk werd overgeslagen: "Datum:", "Van:", "Telefoon afzender:" en "Faxnummer retourneren:" Deze identificeren de bron van de fax, zodat deze gemakkelijk kan worden gevonden als de ontvanger erop wacht. Ze bevatten ook de nodige contactgegevens van de afzender.

Sla twee of drie regels over en ga verder met deze kopjes: "Aan:", "Faxnummer:" en "Telefoonnummer:" Door de ontvanger te identificeren, zorgt u ervoor dat de fax op de juiste bestemming terechtkomt. Door het faxnummer van de ontvanger in te voeren, wordt het gemakkelijker om het juiste nummer in de faxmachine in te voeren zonder aantekeningen mee te hoeven nemen. Met het telefoonnummer van de ontvanger kan de afzender snel bellen om te bevestigen dat de fax is ontvangen of dat deze tijdens de verzending is beschadigd.

Sla een paar regels over en voeg een kop toe die zegt: "Aantal pagina's inclusief omslag:" Door te vermelden dat het aantal pagina's het voorblad bevat, wordt verwarring voorkomen.

Sla twee of drie regels over en vermeld de kop "Onderwerp:" Hier kan de afzender het bijgevoegde document kort uitleggen.

Zet de kop "Opmerkingen:" onder "Onderwerp", zodat de afzender instructies kan schrijven zoals "Onmiddellijk afleveren bij mevrouw Jones" of "Bel me als u dit ontvangt" of "Controleer dit, onderteken en fax terug".

Tips

Duidelijkheid is de belangrijkste kwaliteit van een faxvoorblad. Maak de koppen vet als u het blad in een tekstverwerkingsprogramma maakt. Als u het blad met de hand schrijft, druk het dan duidelijk af en onderstreep de kopjes.