Hoe Excel naar Word-labels te converteren

Als u een database in Excel hebt gemaakt, kunt u de inhoud ervan gebruiken om Microsoft Word-labels te maken. Met de functie Afdruk samenvoegen in Word kunt u Excel-gegevens omzetten in gepersonaliseerde mailings voor elke persoon op uw mailinglijst. U kunt de labels aanpassen - door het formaat en andere instellingen te kiezen - voor uw specifieke behoeften en ze te bekijken voordat u ze afdrukt.

Stap 1

Maak een nieuw document in Word 2007.

Stap 2

Selecteer "Mailings" en "Start Mail Merge" op het lint. Kies "Labels" in de vervolgkeuzelijst. Kies uw labelinstellingen in het dialoogvenster "Labelopties" en klik vervolgens op "OK".

Stap 3

Kies "Ontvangers selecteren" en "Bestaande lijst gebruiken" op het lint. Het dialoogvenster "Gegevensbron selecteren" wordt geopend. Navigeer naar het Excel-bestand dat u wilt gebruiken en selecteer het. Klik vervolgens op 'Openen'.

Stap 4

Selecteer het juiste werkblad in het dialoogvenster "Tabel selecteren". Als uw Excel-spreadsheet kolomkoppen bevat, vinkt u 'Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen' aan. Schakel het anders uit. Klik vervolgens op "OK". Er wordt een vel etiketten op uw scherm geladen.

Stap 5

Selecteer "Mailings" en "Lijst met ontvangers bewerken" op het lint. U kunt de geselecteerde ontvangers kiezen of de ontvangers verwijderen die u niet wilt opnemen. Klik OK."

Stap 6

Zorg ervoor dat uw cursor op het eerste label op uw pagina staat. Selecteer vervolgens "Mailings" en "Samenvoegveld invoegen" in het lint. Er verschijnt een lijst met velden uit Excel in de pop-up. Klik op het samenvoegveld dat u wilt invoegen. Het wordt aan uw label toegevoegd.

Stap 7

Pas het label aan door een komma in te voegen of op de "Enter"-toets of de spatiebalk te drukken na het samenvoegveld. Klik op "Mailings" en "Samenvoegveld invoegen" in het lint om uw volgende samenvoegveld te kiezen. Herhaal stap totdat elk samenvoegveld is toegevoegd.

Stap 8

Klik op "Mailings" en "Update Labels" in het lint om de inhoud van het eerste label te repliceren.

Stap 9

Klik op "Mailings" en "Preview Results" in het lint om de labels vanuit Excel te bekijken.

Stap 10

Selecteer "Mailings", "Voltooien en samenvoegen" en "Individuele documenten bewerken" op het lint om het samenvoegen te voltooien. Het dialoogvenster "Samenvoegen naar nieuw document" wordt geopend. Selecteer 'Alle' onder 'Records samenvoegen' en klik op 'OK'. De Excel-labels worden aan uw pagina toegevoegd.

Selecteer de Office-knop en klik op 'Opslaan'. Geef de labels een naam in het dialoogvenster 'Opslaan als' en klik vervolgens op 'Opslaan'.