Faxetiquette

Voor veel bedrijven is het verzenden en ontvangen van faxen dagelijkse kost. Faxen is zo gewoon dat het gemakkelijk is om in een informele communicatie te vervallen. Door een paar eenvoudige stappen te volgen, zorgt u ervoor dat uw faxen er professioneel uitzien. Als u de juiste faxetiquette toepast, zorgt u ervoor dat uw bedrijf de professionele reputatie behoudt waaraan u zo hard hebt gewerkt.

Faxen verzenden

Onthoud altijd dat het faxen van documenten een bedrijfsproces is. Houd daarom deze basisrichtlijnen in gedachten:

• Voeg altijd een voorblad toe, vrij van onnodige informatie of illustraties. Vermeld op het voorblad uw naam en contactgegevens, het aantal pagina's (inclusief het faxvoorblad), de beoogde ontvanger en alle andere relevante informatie. Houd er rekening mee dat de faxontvanger niet de enige is die het document ziet, dus zorg ervoor dat het faxvoorblad professioneel blijft.

• Nadat u uw fax hebt verzonden, belt u de ontvanger opnieuw. Dit vereist geen diepgaande discussie over de inhoud van de fax. U bevestigt gewoon dat de fax is ontvangen. In dit gesprek is het gepast om de persoon te laten weten dat hij of zij u kan bellen met eventuele vervolgvragen op het gefaxte materiaal wanneer het hem uitkomt.

• Gebruik discretie bij het faxen van gevoelige of vertrouwelijke informatie. Als u informatie van persoonlijke aard verzendt, bel dan van tevoren om de persoon te laten weten dat u de fax van tevoren verzendt. Een manier om dit soort problemen te voorkomen, is door een online faxservice te gebruiken. Deze services worden rechtstreeks gefaxt naar een pc.

• Wees voorzichtig met het verzenden van ongevraagde materialen. Iedereen die op kantoor werkt, weet hoe vervelend die advertenties voor goedkope ziektekostenverzekeringen en reizen met korting naar Hawaï kunnen zijn. Als u ongevraagde faxen naar uw klanten stuurt, doe dit dan alleen in het zeldzame geval dat dit gerechtvaardigd is. Als u een verzoek krijgt van een ontvanger die vraagt ​​om dergelijke faxen niet te ontvangen, respecteer dan hun wensen en verwijder ze van uw lijst.

Faxen ontvangen

Net als bij het verzenden van faxen, zijn er ook etiquetteregels voor het ontvangen van faxen:

• Respecteer de privacy van ontvangen vertrouwelijke faxen. Deel geen persoonlijke informatie met uw collega's die uitsluitend bedoeld was om door u bekeken te worden.

• Laat gevoelige faxen niet rondslingeren waar anderen ze kunnen zien. Behandel faxen zoals u elk ander vertrouwelijk papierwerk zou behandelen.

• Als u per ongeluk een fax ontvangt, kunt u de afzender hiervan op de hoogte stellen. Gewoonlijk wordt u verzocht om per vergissing ontvangen faxen te vernietigen.