Voordelen en nadelen van documentbeheersysteem

Documentbeheersystemen zijn elektronische systemen die zijn ontworpen om documenten te beheren, op te slaan, te verspreiden en te archiveren. Deze systemen komen veel voor in bedrijven en onderwijssystemen en fungeren als digitale archiefkasten. Documentbeheersystemen worden ook wel 'contentbeheersystemen' genoemd, omdat ze naast documenten ook audio, video en andere mediatypen kunnen opslaan.

Fysieke ruimte

Documentbeheersystemen slaan informatie vaak op servers of andere krachtige computersystemen op. Deze elektronische opslagruimtes nemen vaak minder ruimte in beslag dan hun fysieke tegenhanger.

Digitaal archiveren

Documentbeheersystemen zorgen voor de opslag van de documenten zelf en ook voor eerdere versies. Dit kan helpen bij het volgen van revisies in de loop van de tijd en biedt als extra voordeel dat u kunt terugkeren naar oudere documenten. Als deze informatie echter niet correct is georganiseerd en opgeslagen, kunnen er te veel documenten en versies beschikbaar zijn, waardoor gebruikers een overload aan informatie kunnen krijgen.

Centrale locatie

Documentbeheersystemen zijn een centrale opslaglocatie waar veel gebruikers vanaf één centrale locatie toegang hebben tot het meest actuele en actuele document. Deze gemakkelijke toegang tot documenten ondersteunt de samenwerking tussen veel gebruikers. De gecentraliseerde locatie van documenten bevordert ook de gemakkelijke distributie van documenten naar gebruikers. Elektronische opslag van digitale documenten op één locatie kan echter een extra beveiligingsrisico vormen, tenzij extra beveiliging wordt toegevoegd om het elektronische systeem te beschermen.

Extra hulpprogramma's

Door documenten elektronisch op te slaan en te beheren binnen een elektronisch documentbeheersysteem, kunnen hulpprogramma's extra functies bieden die niet beschikbaar waren in hun fysieke tegenhanger. Het doorzoeken van elektronische documenten is eenvoudiger dan het handmatig doorzoeken van elk document. Veel van deze tools zijn echter misschien niet nodig en kunnen voor bedrijven hogere kosten met zich meebrengen dan de waarde ervan.