Dingen om op uw voicemail te zeggen
Bellers kunnen om verschillende redenen berichten op uw voicemail achterlaten. Sommige berichten kunnen vriendelijke herinneringen zijn aan belangrijke zakelijke informatie en contacten. De dingen die u op uw voicemailbericht zegt, of het nu een persoonlijke voicemail of een zakelijke voicemail is, spelen een belangrijke rol bij het soort informatie dat u van bellers terugkrijgt. Er is een aantal basisinformatie die u altijd op uw voicemail moet vermelden.
Uitgaand bericht
Het eerste dat u moet doen bij het achterlaten van een uitgaand bericht, is uw naam, organisatie en telefoonnummer te identificeren. Het tweede dat u moet doen, is uw beschikbaarheid aangeven. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat u niet beschikbaar bent en de tijd en dag opgeven waarop u terugkomt. Geef tot slot aan welk type informatie u terug wilt op de voicemail, zoals naam, bedrijf, nummer en eventueel een bericht. Een typische uitgaande voicemail zou als volgt kunnen klinken: "Ik ben Bob Smith van Sampson, Inc. op 555-555-5555. Ik ben vandaag pas om 4 uur bereikbaar, maar spreek uw naam, bedrijf en nummer in en ik bel u zo spoedig mogelijk terug. Dank u." Denk eraan om kort te zijn en duidelijke, beknopte instructies te geven aan de beller.
Vermijd problemen Problem
Bellers kunnen soms verkeerde nummers bellen. Door uw naam, organisatie en telefoonnummer niet op uw uitgaande bericht te vermelden, kunt u vaak berichten ontvangen die niet voor u bestemd zijn. Door deze informatie te vermelden, zorgt u ervoor dat de beller weet dat hij de juiste persoon heeft bereikt of het juiste nummer heeft gebeld. Misschien wilt u uw beller aanmoedigen om een bericht achter te laten. Als je ze niet aanmoedigt om een bericht achter te laten, zal het moeilijk voor je zijn om het belang van het telefoontje in te schatten. Als u veel voicemailberichten ontvangt, zijn deze berichten belangrijk om te bepalen welke telefoontjes u snel moet beantwoorden en hoe u zich kunt voorbereiden op het terugbellen. Als u berichten aanmoedigt, moet u de beller vragen het kort te houden of het bericht samen te vatten. Voicemails met lange uitleg van berichten kunnen omslachtig worden of niet nodig zijn, waardoor u uw tijd verspilt.
E-mail, sociale media toevoegen
Omdat er zoveel informatie wordt gedeeld via sociale media, moet u waarschijnlijk overwegen online contactgegevens toe te voegen aan uw uitgaande bericht. De uitdaging bij het achterlaten van contacten op sociale media is om de beller te laten begrijpen waar hij het moet achterlaten. Mogelijk moet u uw naam spellen en er niet vanuit gaan dat de beller het weet. Als u wilt dat een beller een bericht achterlaat op uw e-mailadres, kunt u zeggen: "U kunt een e-mailadres achterlaten bij Bob Smith op Sampson dot com", of "U kunt een bericht achterlaten bij bobsmith bij sampson dot com.” Gebruik uw gezond verstand, maar door uw naam en de naam van uw bedrijf te spellen, heeft de beller de beste kans om de informatie correct te krijgen. Het is geen goed idee om URL-adressen te vermelden, zoals naar Facebook of Twitter, omdat die verwarrend kunnen zijn. Als je denkt dat dit de beste plaatsen zijn om je berichten achter te laten, zeg dan in je uitgaande bericht: "Je kunt ook een bericht achterlaten op mijn Facebook-pagina."
