De voordelen van het gebruik van een elektronisch dagboek

Gebruikers van elektronische dagboekapplicaties, een vorm van persoonlijk informatiebeheersysteem waarmee gebruikers notities en ideeën in een digitaal formaat kunnen vastleggen, genieten een aantal voordelen ten opzichte van oudere, geschreven dagboekformaten. Deze veranderingen, die kunnen variëren van het zeer veilig houden van gegevens tot het zeer openbaar maken ervan, kunnen helpen elektronische agenda's beter te integreren in het leven van de gebruiker.

Veiligheid

Elektronische dagboeken bieden gebruikers een nieuw beveiligingsniveau dat niet beschikbaar is in fysieke dagboeken die op papier zijn geschreven, volgens een rapport van de Universiteit van Surrey. Terwijl personen die aantekeningen in een fysiek, geschreven formaat bewaren, het dagboek moeten verbergen of opbergen als ze de veiligheid willen behouden, kunnen gebruikers van elektronische agenda's een aantal elektronische beveiligingssystemen gebruiken. Zeer eenvoudige gebruikers met een lage behoefte aan beveiliging kunnen een eenvoudig wachtwoordsysteem gebruiken om te voorkomen dat onbevoegden de agenda bekijken, maar agenda's die zeer gevoelige informatie bevatten, kunnen geavanceerde versleutelingstechnieken gebruiken om privégegevens te beschermen. Sommige gebruikers kunnen deze elektronische beveiligingsmaatregelen koppelen aan traditionele fysieke beveiliging door de elektronische dagboekbestanden op verwisselbare media, zoals een flashstation, op te slaan en die media te beveiligen met fysieke maatregelen.

Delen

Terwijl sommige gebruikers de talrijke beveiligingsopties die beschikbaar zijn in elektronische agenda's waarderen, geven anderen er de voorkeur aan hun dagboekaantekeningen te delen met collega's, familie, vrienden of zelfs het publiek. Volgens hetzelfde rapport van de Universiteit van Surrey kunnen gebruikers die hun dagboekinhoud willen socialiseren, dit doen via een aantal communicatiekanalen. Afhankelijk van de specifieke agendatoepassing kunnen gebruikers hun dagboekaantekeningen koppelen aan andere gebruikers van dezelfde software; sommige toepassingen werken samen met sociale netwerksites, een functie waarmee gebruikers snel en gemakkelijk hun dagboekgegevens kunnen delen met hun online vrienden. Bovendien kunnen sommige gebruikers, volgens het rapport van de Universiteit van Surrey, online weblogs, ook wel blogs genoemd, aanpassen voor gebruik als dagboek; het openbare karakter van blogs stelt gebruikers in staat om inzendingen direct te publiceren voor een zeer groot publiek.

Herinneringen en planning

Gebruikers die hun elektronische agenda gebruiken om gebeurtenissen bij te houden, een functie die veel voorkomt in Personal Information Management (PIM)-toepassingen, kunnen de herinneringsfunctie van de toepassing gebruiken om aankomende items te onthouden. Volgens documentatie van PIM-softwareleverancier Acute Software maakt sommige elektronische dagboeksoftware het toevoegen van herinneringen net zo eenvoudig als klikken op een "Herinner mij"-knop bij het maken van een dagboekaantekening. Naarmate de bijbehorende gebeurtenis nadert, kan het elektronische dagboek een hoorbaar alarm afgaan, een visuele herinnering weergeven, de gebruiker per e-mail op de hoogte stellen en zelfs een sms-bericht naar de mobiele telefoon van de gebruiker sturen.

Bewerkingen en volgen

Volgens zowel de University of Surrey als Acute Software is een van de belangrijkste voordelen van elektronische dagboeken dat gebruikers op een later tijdstip terug kunnen gaan en informatie kunnen wijzigen, gegevens kunnen bijwerken of aanvullende aantekeningen kunnen maken. Terwijl gebruikers van fysieke agenda's moeten vertrouwen op aantekeningen in de kantlijn, gummen of correctievloeistof om wijzigingen aan te brengen, stellen elektronische agenda's gebruikers in staat om snel en eenvoudig wijzigingen toe te passen met slechts een paar toetsklikken. Indien de gebruiker dit verkiest, kan het elektronische dagboek ook een digitale tijdstempel toepassen om zowel aan te geven wanneer de oorspronkelijke invoer verscheen als wanneer de gebruiker eventuele latere wijzigingen heeft aangebracht.