Verbeter de e-mailproductiviteit door een "Brevity Signature" in Mail App voor Mac OS X te gebruiken
Alles wat de productiviteit verhoogt en de tijd besteedt aan het e-mailen, is een grote overwinning in mijn boek. Dienovereenkomstig is de handtekening "Verzonden van mijn iPhone" die aan een e-mail is gekoppeld, in kortetermijngeluiden met iedereen in verband gebracht, omdat niemand van nature verwacht dat een langdurig e-mailantwoord van een smartphone wordt verzonden, toch? Als gevolg hiervan worden korte antwoorden van smartphones en iPhones niet als onbeleefd of overdreven kort beschouwd, en kunt u die verwachting van een korte en beknopte boodschap in uw voordeel gebruiken bij het verzenden van e-mails vanuit de Mail-app van OS X. Dit is een geweldige manier om verbeter uw e-mailproductiviteit bij het schrijven en beantwoorden vanuit de desktop, en hoewel sommige mensen het een merk-ijdelheidssignatuur noemen, noem ik het de "beknoptheidssignatuur".
Zeker, sommige mensen houden er niet van en verwijderen liever de handtekening 'Verzonden vanaf mijn iPhone', zelfs vanaf hun iPhones en iPads, maar als je worstelt met e-mailvermoeidheid en antwoorden op grote hoeveelheden e-mails, raad ik je ten zeerste aan niet alleen te gaan het op zijn plaats in iOS, maar uit te breiden naar de desktop, en dat is wat we gaan dekken. We gaan ons richten op het toevoegen van deze handtekening aan de standaard Mail-app die wordt geleverd bij Mac OS X. Als u een normale lezer bent, is het u misschien opgevallen dat we dit eerder hebben aanbevolen in een groep Gmail-tips, als u liever gebruik webmail om dat uit te checken.
De Brevity-handtekening instellen in OS X Mail-app
Ja, voor het geval het niet duidelijk was, passen we de iPhone-handtekening toe op de Mac OS X Mail-app:
- Open de Mail-app en trek het Mail-menu naar beneden om 'Preferenes' te kiezen
- Selecteer het tabblad "Handtekeningen" en kies uw primaire e-mailaccount aan de linkerkant
- Klik op het pictogram [+] plus om een nieuwe handtekening toe te voegen, noem deze 'iPhone' of iets dergelijks en aan de rechterkant (zonder aanhalingstekens) 'Verzonden via mijn iPhone'
- Voor de consistentie van lettertypen, gebruik Helvetica 12 als het lettertype, kunt u het selectievakje naast 'Altijd overeenkomen met het standaardlettertype voor berichten' selecteren als dit is geselecteerd
- Vink het vakje aan voor 'Plaats de handtekening boven de aangehaalde tekst', want dat is wat de iPhone doet
- Trek het submenu "Choose Signature" naar beneden en selecteer "iPhone" om het standaard te maken voor mails die van dat account worden verzonden
- Sluit de voorkeuren
Kies niet "Alle handtekeningen" bij het aanmaken van de handtekening in het linker menu, omdat deze niet altijd toegankelijk is. Zorg ervoor dat u de e-mailaccount selecteert die u gebruikt, of wilt gebruiken, de kortingshandtekening met.
In dit voorbeeld is de handtekening toegepast op een Outlook.com-account dat is ingesteld voor gebruik in de Mail-app.
Eén opmerking: de locatie van de handtekening kan enigszins variëren op een iPhone, afhankelijk van hoe het bericht wordt aangehaald, maar over het algemeen wordt het altijd direct onder uw bericht toegepast, en niet het hele bericht.
De handtekening "Verzonden vanuit mijn iPhone" in Mail gebruiken
De handtekening is al ingesteld als de standaard, maar laten we bevestigen hoe je het moet gebruiken, of hoe je het tijdelijk toch kunt uitschakelen:
- Stel een nieuw e-mailbericht op of beantwoord een e-mail
- Kijk onder de onderwerpregel aan de rechterkant voor 'handtekening'
- Kies 'iPhone' om de handtekening 'Verzonden vanaf mijn iPhone' in deze e-mail op te nemen
- Kies 'Geen' om de handtekening in deze e-mail NIET te vermelden
- Typ een kort bericht en verzend zoals gewoonlijk
In dit voorbeeld is de zelfbenoemde Brevity Signature gekoppeld aan een lengte-e-mailantwoord, samen met een extreem korte reactie. Onze beknoptheid maakt het oké!
Ook hier is het de bedoeling om je meer op je gemak te voelen door korte, directe en beknopte antwoorden op inkomende e-mails te geven, waardoor je e-mailproductiviteit verbetert en je tijd vrijmaakt om ander belangrijker werk te doen (tenzij je de hele dag wordt betaald om de hele dag te e-mailen) .
Heeft u tips voor het maken van e-mailproductiviteit om de aanval van berichten te beheren die we allemaal op regelmatige basis ontvangen? Laat het ons weten in de reacties!
