Een fax schrijven

Hoewel e-mail en andere vormen van digitale communicatie de fax qua populariteit hebben overschaduwd, sturen veel bedrijven en particulieren nog steeds faxen. Faxen zijn vooral handig wanneer men een ondertekend document verzendt, wanneer een digitaal bestand van een hardcopy document niet beschikbaar is en wanneer afzenders of ontvangers geen toegang hebben tot een computer of PDA. Als u eenmaal een faxsjabloon heeft gemaakt, kunt u deze keer op keer gebruiken.

Maak een standaard 8-1 / 2-bij-11-inch tekstverwerkingsdocument met een horizontaal tekstblok aan de bovenkant, twee korte kolommen eronder en een groot tekstvak onder de kolommen.

Vermeld uw telefoonnummer, faxnummer en postadres in het horizontale tekstblok bovenaan uw document. Voeg eventueel uw bedrijfslogo toe in de linkerhoek van het horizontale blok.

Voeg in de linkerkolom onder uw horizontale blok de naam van uw ontvanger, eventueel bedrijfsnaam, faxnummer en telefoonnummer toe. Schrijf ook "Re:" en voeg een onderwerp voor uw fax toe (bijvoorbeeld "Vandaag Bestellingen" of "Verkoopcijfers juli").

Schrijf in de rechterkolom uw naam, eventueel bedrijfsnaam, faxnummer en telefoonnummer. Vermeld het aantal pagina's, inclusief het voorblad, dat u verzendt. Noteer de datum waarop u de fax verzendt. Als u de fax naar andere personen verzendt, voegt u "CC:" toe en noteert u de naam/namen van de ontvanger(s) en de bedrijfsnamen, indien van toepassing.

Voeg eventueel extra bericht voor de ontvanger toe in het vak onder aan de pagina.

Controleer uw document op typefouten, spelfouten en grammaticale fouten, want door dergelijke fouten kunt u er onprofessioneel uitzien.

Items die je nodig hebt

• Computer met tekstverwerkingsprogramma en printer

• Pen

• Papier

Tips

U kunt uw voorblad afdrukken en in uw tekst schrijven, of u kunt uw informatie in uw tekstverwerkingsdocument typen. Dit laatste verdient de voorkeur, omdat handschrift soms niet zo duidelijk overkomt als gedrukte tekst.