Microsoft Access gebruiken voor facturering

Houd uw zakelijke transacties bij met een Microsoft Access-database. Met behulp van tabellen en rapporten kunt u uren, lonen en klantgegevens registreren en weergeven met een factuur. In plaats van elke keer dat u een klant moet factureren handmatig een aangepaste factuur te maken, kan Access automatisch facturen genereren die u kunt bekijken, afdrukken of e-mailen. Het rapport dat u maakt, bevat alle facturen, zodat u niet naar documenten hoeft te zoeken wanneer u eerdere facturen moet bekijken.

Stap 1

Maak een "Klant"-tabel die al uw klant- of klantinformatie bevat door op de knop "Tabelontwerp" op het tabblad "Maken" van het lint bovenaan de pagina te klikken. Met de tool "Tabelontwerp" kunt u een tabel maken op basis van een lege sjabloon. Voeg velden toe voor de naam van uw klant, contactgegevens en een uniek ID-nummer.

Stap 2

Maak een "Factuur"-tabel met informatie over elke zakelijke transactie. Voeg velden toe voor locatie, kosten en andere noodzakelijke details. Om een ​​klant aan elke transactie toe te wijzen, voegt u een veld "Klantnaam" toe, selecteert u "Wizard opzoeken" als gegevenstype en linkt u naar de tabel "Klant".

Stap 3

Selecteer het veld voor de naam van de klant in de "Opzoekwizard" om de namen in het veld "Klantnaam" van uw "Factuur"-tabel weer te geven. Deze stap creëert een relatie tussen de tabellen "Klant" en "Factuur", en vermindert gegevensredundantie. In plaats van de contactgegevens van de klant in te voeren voor elke zakelijke transactie, slaat u de informatie slechts één keer op in de tabel "Klant".

Stap 4

Maak een "Factuur"-rapport door de knop "Wizard Rapport" te selecteren op het tabblad "Maken" op het lint. Selecteer al uw velden in de tabel "Factuur" en klantcontactgegevens uit de tabel "Klanten" om op het rapport weer te geven. Selecteer "Modify the Report's Design" op het laatste scherm van de "Rapport Wizard" om de lay-out van het rapport te wijzigen.

Stap 5

Voeg een paginakoptekst en -voettekst toe en voeg uw bedrijfscontactgegevens, logo en factuurvoorwaarden toe. Vergroot het detailgedeelte van het rapport om slechts één transactie per pagina weer te geven. Voeg subtotalen en totalen toe door berekende besturingselementen in uw rapport te plaatsen en een uitdrukking in te voeren zoals "=[BillableHours]*[Loon]."

Sla uw rapport op en geef het een beschrijvende titel. Schakel over naar de weergave "Afdrukvoorbeeld" om de inhoud en lay-out van uw rapport te bekijken.