Excel gebruiken voor controles Audit

Excel heeft veel handige functies voor auditors. De mogelijkheid om gegevens in een spreadsheet te plaatsen en verschillende tests en analyses uit te voeren, maakt Excel tot een krachtige controletool. Het is eenvoudig te gebruiken en direct beschikbaar voor de meeste auditors. Excel kan vele soorten analytische tests uitvoeren, waaronder: de wet van Benford, horizontale en verticale analyse, ratio-analyse, regressieanalyse, statistieken, stratificatie en veroudering. Het kan ook vele soorten gegevensanalyses uitvoeren, waaronder: toevoegen en samenvoegen, kruistabellen en draaitabellen, duplicaten en hiaten detecteren, extraheren en filteren, samenvoegen en relateren, monsters nemen, sorteren, samenvatten en subtotaal (referentienr. 1).

Stap 1

Verkrijg eerst de gegevens van de entiteit die wordt gecontroleerd. Dit kan eenvoudigweg toegang hebben tot het boekhoudsysteem of het downloaden van gegevens om te testen. Elke audit omvat het uitvoeren van tests op boekhoudkundige transacties. Hoewel Excel beperkt is tot 65.536 rijen, kunnen gegevenssets vaak worden samengevat tot een "spreadsheetgrootte", waardoor Excel kan worden gebruikt voor analysedoeleinden (referentienr. 1). Een goed voorbeeld hiervan is de ratio-analyse van jaarrekeningen.

Stap 2

Maak statistische steekproeven van de gegevens. Met steekproeven kunt u tests uitvoeren op groepen gegevens die representatief zijn voor de gegevenspopulatie. U kunt bijvoorbeeld een steekproef van betaalde facturen selecteren om te testen die de volledige populatie van betaalde facturen vertegenwoordigt. Als er problemen zijn met de steekproef, is dit een indicatie van problemen met de hele populatie en kunt u uw testen uitbreiden als dat nodig is.

Stap 3

Exporteer uw voorbeeld naar een Excel-spreadsheet. In Excel kunt u verschillende tests uitvoeren op uw monster en sjablonen instellen voor gebruik bij andere vergelijkbare audits. Zodra u uw sjablonen hebt ingesteld, kunt u dezelfde sjablonen eenvoudig opnieuw gebruiken met nieuwe gegevens, u hoeft niet elke keer het wiel opnieuw uit te vinden.

Stap 4

Voer de tests uit op uw voorbeeldgegevens. Er zijn twee soorten auditsoftwaretests, die analytisch van aard zijn en die welke gericht zijn op het toepassen van analyse op de daadwerkelijke gedetailleerde gegevens. Analytische tests zijn evaluaties van relaties tussen verschillende componenten van financiële en niet-financiële gegevens om te beoordelen of rekeningsaldi redelijk lijken, bijvoorbeeld ratio-analyse. Transactietesten is een voorbeeld van gedetailleerde gegevensanalyse. De resultaten van analytisch en gedetailleerd testen kunnen worden vastgelegd in de Excel-spreadsheets met de gegevens waarop het van toepassing is.

Trek conclusies uit uw testen en analyses en verwijs naar uw Excel-spreadsheets als documentatie. Waar problemen of bevindingen worden geïdentificeerd, verwijs dan naar de gegevens in de Excel-spreadsheets naar kopieën van de details die de problemen of bevindingen documenteren. Excel-spreadsheets kunnen worden gebruikt als leadsheets om uw werkpapieren te ordenen met ondersteunende details achter elke spreadsheet.