Beperkte fondsen volgen in QuickBooks
Beperkte fondsen is de term die wordt gegeven aan gelden die voor een specifiek doel aan een non-profitorganisatie worden gegeven. Een kerk kan beperkte middelen hebben om een gebouw te bouwen of aan een specifieke missiegroep te geven. In tegenstelling tot de algemene fondsen, die kunnen worden gebruikt op elk gebied dat door de kerk nodig wordt geacht, kan het beperkte gebruik van de fondsen niet worden gewijzigd van het beoogde doel. Als u de Non-Profit-editie van QuickBooks gebruikt, is het een kwestie van een soort betaling toewijzen met de titel 'Beperkte fondsen'. Als u de meer generieke "Pro" of "Premier" versies gebruikt, is het moeilijker.
De methode "Class Tracking" gebruiken
Stap 1
Schakel de functie "Class Tracking" in uw QuickBooks-programma in. Om dit te doen, klikt u op de knop "Bewerken" in de bovenste menubalk. Scrol omlaag naar de knop 'Voorkeuren' onder aan de lijst en klik erop.
Stap 2
Ga naar het tabblad 'Boekhouding'. Wanneer het venster "Voorkeuren" wordt geopend, scrolt u omlaag naar het tabblad "Accounting" en klikt u erop. Klik op het tabblad "Bedrijfsvoorkeuren" en kijk in het bovenste gedeelte van dat venster. Klik op het vak 'Klassen bijhouden'.
Stap 3
Maak een klasse voor elk type donatie. Onbeperkte fondsen zouden alle algemene donaties zijn die worden gebruikt voor het budget van de algemene fondsen. Beperkte fondsen zou een andere klasse zijn. U doet dit door op de knop "Lijst" in de bovenste menubalk te klikken, naar beneden te scrollen naar de "Klassenlijst" en erop te dubbelklikken.
Voeg de nieuwe klassen toe aan de klassenlijst. Houd de toetsen "CTRL" en "N" ingedrukt wanneer het scherm "Klasselijst" is geopend. Geef de eerste klasse de naam "Onbeperkte fondsen" en klik op "OK". Voor de beperkte fondsen, als u meer dan één project heeft waaraan mensen doneren, kunt u een bovenliggende klasse maken met de titel 'Beperkte fondsen'. Als je bijvoorbeeld een bouwproject en een missieproject hebt, maak dan een klasse met de titel "Nieuw gebouw" en een andere met de titel "Missies" en vink het vakje aan met het label "Subklasse van" voor elk, en klik vervolgens op "Beperkte fondsen" als de ouder klas.
De bankrekeningmethode gebruiken
Stap 1
Open een aparte bankrekening voor elk project met beperkte fondsen. Maak voor elk project een nieuwe bankrekening aan in QuickBooks. Dit doe je door op de knop "Lijst" in de bovenste menubalk te klikken. Scroll naar beneden naar het "Rekeningschema" en klik erop.
Stap 2
Houd de toetsen "CTRL" en "N" ingedrukt om het scherm "Nieuw account toevoegen" te openen. Klik op de knop "Bank" en vervolgens op "OK". Geef de rekening een naam op basis van het doel ervan: 'First Bank - Restricted Funds - Building' of 'First Bank - Unrestricted Funds'.
Stap 3
Maak twee inkomstenrekeningen aan. Open hiervoor opnieuw het "Rekeningschema" en houd de toetsen "CTRL" en "N" ingedrukt. Klik op de knop Inkomen en op "OK". De ene rekening moet de naam 'Ontvangen beperkte fondsen' hebben en de andere 'Onbeperkte ontvangen fondsen'.
Stort beperkt geld op de juiste bankrekeningen. Klik op het pictogram "Doe een storting", waardoor het stortingsvenster wordt geopend. Vul de naam van de donateur in, het bedrag van de donatie en de inkomstenrekening waarop de donatie wordt gestort. Klik op "OK" en de aanbetaling wordt geregistreerd.
De subbankrekeningmethode gebruiken
Stap 1
Maak voor elk type donatie een subbankrekening aan. Als het openen van meer dan één bankrekening geen optie is, heeft u de mogelijkheid om voor elk type donatie een subbankrekening aan te maken. Open opnieuw het "Rekeningschema".
Stap 2
Klik op de knop "Bank" en open het nieuwe rekeningscherm. Geef de bankrekening de naam 'Beperkte fondsen' en klik in het vak met het label 'Subrekening van'. Klik op de bovenliggende bankrekening die u momenteel gebruikt en wijs deze "Subbankrekening" toe aan die bank.
Stort donaties op het "Subaccount" als ze voor beperkte fondsen zijn. Hiermee kunt u één bankafstemming voltooien voor alle donaties die zijn gegeven en op één bankrekening zijn gestort. Als de donatie voor onbeperkt gebruik is, stort het bedrag dan op de bankrekening van de ouder.
