Hoe een omslagfaxblad in te vullen

In vergelijking met faxen is e-mailen een handiger methode om informatie van het ene punt naar het andere te krijgen. Maar u moet de faxmachine nog niet uitfaseren als een essentieel kantoorhulpmiddel. Natuurlijk is er af en toe een vastgelopen machine, een bezettoon en ontbrekende pagina, maar faxmachines zijn het waard om te gebruiken en hebben voordelen: grotere documenten kunnen worden verzonden, sommige mensen beschouwen ze als een professionelere vorm van zakelijke communicatie en ondertekende handtekeningen op faxen zijn legitiem .

Schrijf de naam van de ontvanger en afzender van de fax in de Aan en Van-gedeelten van het faxvoorblad.

Schrijf uw telefoon- en faxnummers in het juiste fax- en telefoonnr. velden. Dit is handig als de ontvanger moet terugbellen of faxen.

Voer het totale aantal pagina's in de fax in, inclusief het voorblad in het totaalnr. aantal pagina's of het aantal pagina's van het voorblad. Dit vertelt de ontvanger hoeveel pagina's hij in de fax mag verwachten.

Schrijf een tot drie woorden die het doel van de fax beschrijven in het RE-gedeelte van het voorblad. Vermeld eventueel een referentienummer.

Vul het juiste vakje in of omcirkel de juiste woordbeschrijving om de urgentie van de fax of uw reactiewens van de ontvanger aan te geven.

De meeste faxen bevatten antwoordbeschrijvingen, zoals: Ter beoordeling (geen actie vereist), Gelieve commentaar te geven (antwoord vereist), Urgent (onmiddellijk behandelen), Vertrouwelijk (alleen voor bepaalde ogen) of Gelieve te antwoorden (antwoord vereist).

Schrijf eventuele aanvullende opmerkingen of instructies waarvan u wilt dat de ontvanger deze leest of weet, in het blanco onderste gedeelte (Opmerkingen) van het faxvoorblad.

Voer de datum waarop u de fax verzendt bovenaan het blad in, nadat u de fax heeft bekeken en ervoor heeft gezorgd dat alle relevante delen van het voorblad volledig zijn.