Een dagboek maken met Microsoft Excel

Een journaal is een spreadsheet die transacties in chronologische volgorde bijhoudt, zoals ze zich voordoen. Het journaal bevat de volgende informatie: datum, rekening en het bedrag van de debet of credit op die rekening. Optionele journaalinformatie omvat referentienummers (bijvoorbeeld factuur- of chequenummers) en memo's om de transactie te beschrijven. Voor alle transacties zou een dagboek worden gebruikt. Speciale journaals voor specifieke soorten transacties kunnen een crediteurenjournaal, debiteurenjournaal en/of een kasjournaal zijn. De informatie in deze speciale tijdschriften zou ook worden ingevoerd in het algemene tijdschrift.

Open een nieuw Excel-bestand. Selecteer 'Bestand' in het menu. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Opslaan als'. Typ in het pop-upvenster de bestandsnaam en klik op 'Opslaan'. Hier heette het bestand 'Accounts Payable Spreadsheet'.

Wijzig de lay-out van het werkblad door "Bestand" te selecteren in het menu. Selecteer 'Pagina-instelling' in de vervolgkeuzelijst. Selecteer in het pop-upvenster op het tabblad "Pagina", "Oriëntatie" het keuzerondje "Landschap". Selecteer "OK".

Voeg rasterlijnen toe aan het werkblad door "Bestand" te selecteren in het menu. Selecteer 'Pagina-instelling' in de vervolgkeuzelijst. Selecteer in het pop-upvenster op het tabblad "Blad", het gedeelte "Afdrukken", het selectievakje "Rasterlijnen". Selecteer "OK".

Om de kolomkoppen op alle pagina's van het afgedrukte journaal af te drukken, selecteert u "Bestand" in het menu. Selecteer 'Pagina-instelling' in de vervolgkeuzelijst. Voer in het pop-upvenster op het tabblad "Blad" in het gedeelte "Titels afdrukken" "$1:$1" in het veld "Rijen om bovenaan te herhalen" in. Selecteer "OK".

Maak de kolombreedte op door met de linkermuisknop op de kolomkop te klikken en vervolgens "Formaat" te selecteren in het menu. Selecteer 'Kolom' in de vervolgkeuzelijst. Selecteer 'Breedte' in de vervolgkeuzelijst. Voer voor kolom A "10" in voor de breedte. Voer voor de kolommen B tot en met D "20" in voor de breedte. Voer voor kolom F "30" in voor de breedte. Voer voor kolom G "15" in voor de breedte.

Label in de eerste rij de kolommen als volgt: A-Date, B-Account, C-Debit, D-Credit, E-Memo, F-Reference. Selecteer de eerste rij door met de linkermuisknop op de rijleider (1) te klikken. Maak de kolomlabels vet door de toetsen "Ctrl" en "B" tegelijkertijd ingedrukt te houden.

Maak de kolom "Datum" op door met de rechtermuisknop op de kolomkop (A) te klikken. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Cellen opmaken'. Selecteer in het pop-upvenster "Datum" in de lijst "Categorie:". Selecteer in de lijst "Type" het gewenste datumformaat. Hier is gekozen voor het type “*14/14/2001”. Selecteer "OK".

Lijn de kolom "Account" links uit door met de linkermuisknop op de kolomkop (C) te klikken. Selecteer "Formaat" in het menu. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Cellen'. Selecteer in het pop-upvenster op het tabblad "Uitlijning" in het gedeelte "Tekstuitlijning" "Links (inspringing)" in het veld "Horizontaal:". Selecteer "OK".

Formatteer de kolommen "Debet" en "Credit" door met de rechtermuisknop op de kolomkoppen (D en E) te klikken. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Cellen opmaken'. Selecteer in het pop-upvenster 'Accounting' in de lijst 'Categorie:'. Selecteer "OK".

Voer in cel B2 de volgende formule in: "==IF(C2>0,G2,REPT(" ",5)&G2)." Kopieer deze formule naar beneden door het werkblad.

Vul onderaan het laatste blad van het journaal de volgende informatie in: Vul in kolom A het label “Subtotalen” in; voer in kolom D de formule "= SUM (D2: D36)" in, waarbij D36 het laatste item in de kolom "Debet" is; voer in kolom E de formule "=SUM(E2:E36)" in, waarbij E36 het laatste item in de kolom "Krediet" is; voer in kolom F het label "Totaal" in; Voer in kolom G de formule "= D37-E37" in, waarbij D37 de laatste cel in de kolom "Debet" is en E37 de laatste cel in de kolom "Krediet".

Om het afdrukgebied in te stellen, selecteert u "Bestand" in het menu. Selecteer 'Pagina-instelling' in de vervolgkeuzelijst. Typ in het pop-upvenster op het tabblad 'Blad' in het gedeelte 'Afdrukgebied' 'A:F'. Selecteer "OK".

Als er credit- en debettransacties plaatsvinden, voert u gegevens in de juiste kolommen op de volgende beschikbare rij in. Voer geen gegevens in kolom B in; kopieer de formule uit de cel hierboven. Hierdoor worden rekeninginformatie correct uitgelijnd, worden kredieten ingesprongen en worden debetwaarden links uitgelijnd.