Hoe PDF-bestanden te archiveren

Omdat de formaten van elektronische documenten zo snel veranderen en bestandsformaten alleen door bepaalde programma's kunnen worden geopend, is er een terughoudendheid geweest om te vertrouwen op propriëtaire softwareprogramma's om elektronische documenten te archiveren. Hoewel het PDF-formaat is uitgevonden door Adobe, zijn de specificaties voor het lezen en bewerken van een PDF-document beschikbaar voor externe ontwikkelaars en hoeven gebruikers niet op Adobe te vertrouwen om de documenten te openen. Om deze reden zijn archivarissen gaan vertrouwen op het PDF/A-bestandsformaat voor het archiveren van elektronische documenten.

Stap 1

Begrijp het verschil tussen een gewone PDF en PDF/A. Volgens de Internationale Organisatie voor Standaardisatie is PDF/A een bestandsindeling op basis van PDF, die "een mechanisme biedt voor het weergeven van elektronische documenten op een manier die hun visuele uiterlijk in de loop van de tijd behoudt, onafhankelijk van de tools en systemen die worden gebruikt voor het maken, opslaan of het renderen van de bestanden." Een PDF/A-bestand is een permanente PDF die zodanig is opgemaakt dat deze gedurende een lange periode in dezelfde vorm kan worden opgehaald.

Stap 2

Open het PDF-document dat u wilt archiveren in Adobe Acrobat 8.0 of hoger of een broneditor van derden. Zie bronnen 1 voor een volledige lijst met software voor het maken van PDF's.

Stap 3

Bekijk welke elementen in de PDF staan. Om een ​​PDF compatibel te maken met de PDF/A-indeling, moet deze 100 procent zijn ingeperkt, wat betekent dat er geen externe elementen nodig zijn om het document te kunnen bekijken. Lettertypen, afbeeldingen, afbeeldingen en kleuren moeten in het document worden ingesloten. Klik in Adobe Distiller op Instellingen bovenaan de menubalk en selecteer PDF-instellingen bewerken. Hier heeft u de mogelijkheid om lettertypen, afbeeldingen en kleuren in te sluiten. Video- en audio-elementen kunnen niet worden opgenomen in de PDF/A.

Stap 4

Voer metadata in het document in zodat het doorzoekbaar is. PDF-metagegevens omvatten trefwoorden, de gebruikte versie van PDF en de naam van het programma dat het PDF-document heeft gemaakt. Om de metadata in Adobe Acrobat in te voeren, klikt u op Geavanceerd bij in de bovenste werkbalk. Klik in het vervolgkeuzemenu op Metagegevens document.

Sla het document op in een archief. Een archief kan een beveiligde externe server, harde schijf of een gouden dvd zijn. De media die u besluit om uw archief-PDF op te slaan, hangt af van wat het veiligst is in uw kantoor of huishouden.