Een formele e-mail adresseren

Wees voorzichtig bij het adresseren van een formele e-mail. Terwijl u betrokken bent bij een telefoongesprek, kunt u op het moment zelf kiezen wat u wilt zeggen - en hoe u op een correspondent wilt reageren - e-mailberichten worden onmiddellijk in volledige vorm naar de andere persoon verzonden. Formele e-mails vereisen duidelijkheid, precisie en uitzonderlijke syntaxis. Het opstellen van goede e-mailberichten geeft een professionele uitstraling en zorgt ervoor dat uw communicatie van topkwaliteit is.

Stap 1

Begin de e-mail met een formele aanhef. Begroet individuele correspondenten als "Mr." of "mevrouw." -- maar controleer het geslacht van de correspondent nogmaals als deze een dubbelzinnige naam heeft. Noem een ​​vrouw geen 'mevrouw' of 'mevrouw', want deze kenmerken hebben een specifiekere connotatie - die geen van beide naar uw correspondent kunnen verwijzen. Begin een e-mail bijvoorbeeld met 'Beste Terry' als u niet zeker bent van het geslacht van de correspondent. Spreek bijvoorbeeld een verzameling mensen aan met 'Beste teamleiders'.

Stap 2

Breng direct een verbinding tot stand met de correspondent. Begin de hoofdtekst van de e-mail door aan te geven wie u bent - indien nodig - en hoe u bekend bent met de correspondent. Ga verder door te bespreken waarom u met de persoon communiceert en waarom uw correspondentie belangrijk is. Houd alle formele e-mails gericht en beknopt. Blijf te allen tijde bij het onderwerp en toon onberispelijke grammatica en syntaxis.

Stap 3

Beëindig de e-mail met 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet' of een andere aanhef van de ondertekenaar voordat u uw naam schrijft. Vermeld uw contactgegevens onder uw naam -- postadres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres en website-URL.

Controleer nogmaals de spelling van alle namen en grammatica voordat u de e-mail verzendt. Maak een korte en krachtige titel voor de onderwerpregel -- zorg ervoor dat deze direct betrekking heeft op de inhoud van de e-mail. 'Dublin Park Project Update' is bijvoorbeeld een sterke en eenvoudige titel die de correspondent laat weten dat de inhoud betrekking heeft op nieuwe informatie over een specifieke onderneming.