Hoe vul ik automatisch een Word-document in?

U kunt een document automatisch vullen door Word de velden op uw pagina te laten vervangen door inhoud uit een ander document of programma. Als u aan een brief, label of envelop werkt en gegevens die u in Excel, Access of Word hebt gemaakt in specifieke delen van uw pagina wilt plaatsen, kan de samenvoegbewerking van Word helpen. De wizard Afdruk samenvoegen leidt u door de installatie, zodat u velden kunt invoegen waar u ze wilt hebben, en de velden automatisch kunt vullen zodra het samenvoegen is voltooid.

Open de brief, het label of het document dat u automatisch wilt invullen in Microsoft Word.

Selecteer 'Extra', 'Brieven en mailings' en 'Mail Merge'. Kies het type document dat u wilt invullen - een brief, envelop, label - in het taakvenster "Mail Merge". Klik op "Volgende".

Kies "Gebruik het huidige document" en klik op "Volgende".

Kies "Gebruik een bestaande lijst" en klik op "Bladeren" om het Word-, Access- of Excel-bestand te vinden dat zal worden gebruikt om uw document automatisch te vullen.

Selecteer de ontvangers die u wilt opnemen in het venster "Mail Merge-ontvangers". Klik vervolgens op "OK" en "Volgende".

Markeer de eerste regel tekst (in uw document), die wordt ingevuld, en klik vervolgens op 'Meer items'. Zoek het overeenkomende veld voor de tekstregel en dubbelklik erop. Het veld van het dialoogvenster "Samenvoegveld invoegen" vervangt de gemarkeerde tekst op uw pagina. Klik op "Sluiten".

Selecteer de tweede regel tekst (uit uw document) en klik op 'Meer'. Dubbelklik nogmaals op het overeenkomende veld om het in te voegen en klik op "Sluiten". Herhaal deze stap totdat alle benodigde velden zijn toegevoegd en klik vervolgens op "Volgende".

Controleer de inhoud van uw samengevoegde documenten door op de linker- en rechterpijlen te klikken onder 'Voorbeeld van uw brieven'.

Klik op "Volgende: Voltooi de samenvoeging" en selecteer "Afzonderlijke letters bewerken" om de samengevoegde velden op uw pagina te laden. Druk op "OK" in het dialoogvenster "Samenvoegen naar nieuw document" om uw Word-document automatisch te vullen.