Documentbeheerprocedures voor engineering
Documentbeheer is van het grootste belang in een technische omgeving. Dit geldt met name voor afdelingen die documenten moeten opslaan die verband houden met de methoden die bij hun procedures zijn betrokken. Van de afdeling die een procedure moet hebben voor nieuwe medewerkers, tot het fabricage-eindproces, het is noodzakelijk om een middel te hebben om de creatie, revisie, kwaliteit en update van deze documenten te controleren.
Gevarieerde vormen van documentbeheer
Afhankelijk van het type engineering dat wordt uitgevoerd, zullen de hoeveelheid en de stijl van besturing aanzienlijk variëren. Voor software-engineering zijn er bijvoorbeeld minder mechanische tekeningen, maar misschien meer processchema's. Hoe dan ook, er moet een structuur zijn voor het proces.
Er moeten enkele basisprincipes worden gevolgd. Ten eerste zijn documenten afkomstig van een uitgevende afdeling. Ze worden voornamelijk door die afdeling gebruikt en andere afdelingen kunnen enige inbreng in het proces hebben. Maar de algehele controle moet worden genomen door de uitgevende afdeling.
Vervolgens moet een set documenten worden gemaakt door een team van schrijvers. De documenten moeten worden beoordeeld en daarom moet een team van reviewers worden samengesteld die de bevoegdheid hebben om te beoordelen en de vakkennis hebben om correcties aan te brengen en uiteindelijk elke fase goed te keuren.
Standaard operatieprocedures
SOP's (Standard Operating Procedures) bestaan in alle organisaties om de procedures te formaliseren voor alle aspecten van het werk dat wordt gedaan. Het is belangrijk om de operationele procedures voor alle delen van de organisatie vast te leggen. Van procedures voor het aannemen van nieuw personeel tot procedures voor specifieke operaties in een productiebedrijf, elke procedure is belangrijk.
Een afdeling moet natuurlijk snel een specifieke SOP voor een bepaalde procedure kunnen identificeren. Het moet gemakkelijk te vinden zijn en het moet veilig worden opgeslagen en mag niet worden bewerkt, behalve in een geformaliseerd documentbeheerproces. Alle updates moeten duidelijk worden vastgelegd op de juiste locatie en het moet duidelijk zijn wie de wijziging heeft aangebracht, de reden ervoor en de datum en tijd waarop deze is doorgevoerd.
De mechanica van het beheren van documenten
Er zal een document worden gemaakt op basis van een reeks aantekeningen die zijn gemaakt tijdens het interviewen van een KMO (subject matter sxpert) en in een leesbare vorm worden omgezet door een technisch schrijver. Het document wordt vervolgens ter beoordeling verzonden, waar het wordt getoetst aan een reeks standaardrichtlijnen voor het maken van dit type document. Tijdens het maken van een document als dit, zal het door veel verschillende mensen gaan die allemaal hun unieke standpunt in het proces zullen inbrengen. Ten slotte wordt het document goedgekeurd en opgeslagen in een documentarchief waar iedereen die er toegang toe nodig heeft, het kan bekijken.
Er kan op elk moment een update van het document nodig zijn. Als dit het geval is, legt een effectieve documentcontrole eventuele wijzigingen vast, de redenen daarvoor (bijvoorbeeld een firmware-update) en de persoon die de wijzigingen heeft aangebracht. Ten slotte moeten alle documenten onderworpen zijn aan kwaliteitscontrole; dit zal een extra stap zijn om de lat hoog te houden zodat de norm van documenten nooit onder een bepaald voorgeschreven niveau zakt.
