Voordelen en nadelen van faxen via e-mail

Voordat e-mail populair werd, was faxverzending de enige manier om snel schriftelijke communicatie te verzenden. Ze konden in een paar minuten tijd papieren en afdrukken leveren over honderden of duizenden kilometers. Sinds e-mail op grote schaal wordt gebruikt, hebben sommige bedrijven de faxmachines volledig verlaten. Toch hebben faxen enkele voordelen ten opzichte van e-mailcommunicatie.

Papierproblemen

Aangezien faxtransmissies papier gebruiken en e-mail niet, benadelen problemen met het papier de faxcommunicatie. Net als printers kunnen faxapparaten papierstoringen ervaren. In tegenstelling tot printers kunnen deze papierstoringen optreden in een van de twee machines die nodig zijn om een ​​faxverzending te voltooien. Het originele document kan vastlopen in het verzendende faxapparaat, waardoor het document mogelijk onbruikbaar wordt als de storing ernstig genoeg is. Aan de ontvangende kant kan het papier waarop wordt afgedrukt vastlopen in het faxapparaat, waardoor het hele proces wordt verstoord. De ontvangende machine kan ook zonder papier komen te zitten, en de gebruiker aan die kant realiseert zich mogelijk enige tijd niet dat het papier op is. Deze vertraging kan ertoe leiden dat tijdgevoelige communicatie uren of zelfs dagen onbeantwoord blijft.

Een Stap Proces

Een van de grootste sterke punten van faxtransmissies vindt plaats wanneer een persoon te maken heeft met een ondertekend document of een document dat alleen op papier bestaat. Als die persoon het document in een e-mail wil verzenden, moet hij het document met een scanner of multifunctionele printer in beeld brengen. De gebruiker moet vervolgens de gescande afbeelding bewerken voordat hij een plek op de harde schijf van de computer kiest om het gescande document op te slaan. Wanneer de persoon de e-mail verzendt, moet het scanbestand aan de e-mail worden toegevoegd. Een persoon die een faxapparaat gebruikt, plaatst daarentegen alleen het document in het apparaat en drukt op een paar toetsen om het naar de ontvangende partij te verzenden.

Bewerken

Documenten die per e-mail zijn verzonden, kunnen door een gebruiker worden bewerkt, terwijl documenten die per fax zijn verzonden dat niet kunnen. In situaties waarin de twee partijen samenwerken aan een project, helpt de mogelijkheid om het document te bewerken om die samenwerking te vergemakkelijken, waardoor beide gebruikers het gemak hebben om snel wijzigingen aan te brengen. Als de twee partijen een vijandige relatie hebben, kan een faxtransmissie aantrekkelijker zijn. De aard van het papieren faxdocument maakt het moeilijker om het document te wijzigen om de andere partij te belasteren of te manipuleren.

Combinatie

Veel computers en printers kunnen tegenwoordig zowel faxen als e-mail verzenden. Dit betekent dat digitale bestanden van een computer naar een faxapparaat kunnen worden verzonden, waar het als hardcopy-document wordt afgeleverd. Deze computers en printers kunnen ook faxtransmissies van faxmachines ontvangen, wat de voordelen van zowel fax als e-mail biedt.